Cotizar un evento corporativo mal es la razón #1 por la que las agencias de eventos trabajan mucho y ganan poco. En esta guía te enseño la estructura exacta, la fórmula de margen que uso con mis clientes y cómo automatizarlo con un software de cotización de eventos.
Los 7 bloques de costo que TODA cotización corporativa debe incluir
- Venue: renta del salón + servicios (energía extra, valet, seguridad).
- Alimentos y bebidas: menú por persona × invitados + servicio (10-15%).
- Producción técnica: audio, iluminación, video, pantallas, streaming.
- Mobiliario y decoración: renta + montaje + desmontaje.
- Staff: meseros, coordinadores, técnicos, seguridad (incluye horas extra).
- Talento e imprevistos: conferencista, MC, animación, buffer del 8-10%.
- Honorarios de agencia: tu margen (aquí es donde la mayoría se equivoca).
La fórmula de margen sano para agencias de eventos
Regla de oro: fee mínimo del 18% sobre costo directo + 5% de administración. Nunca cotices "al costo más un porcentaje del cliente" sin sumar admin — ahí se te va la utilidad en llamadas, correos y visitas al venue.
Precio final = (Suma de bloques 1-6) × 1.23 + IVA
Utilidad neta esperada = 18-22% del total antes de IVAErrores que te hacen perder dinero
- No cobrar el tiempo de propuesta cuando el cliente pide 3 versiones.
- Olvidar el desmontaje nocturno — casi siempre son horas extra.
- No blindar el tipo de cambio si el cliente paga a 60 días.
- Meter el IVA "adentro" por miedo a que se vea caro — te comes 16%.
- No poner condiciones de pago claras (50% anticipo, 50% previo al evento).
Plantilla estándar de cotización corporativa (estructura)
- Portada con logo del cliente + logo tuyo + fecha.
- Resumen ejecutivo (1 párrafo).
- Alcance del evento: fecha, sede, invitados, formato.
- Desglose por bloque con precio unitario y total.
- Cronograma de pagos.
- Términos y condiciones (cancelación, cambios, penalizaciones).
- Vigencia de la cotización (15 días).
- Anexos: menú, planos, referencias.
Cómo miEventto automatiza toda esta cotización
Con nuestro analizador de IA, pegas el brief del cliente (correo o WhatsApp) y en 30 segundos obtienes:
- Cotización pre-armada con precios de tus eventos históricos similares.
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- PDF membretado con tu marca y firma digital.
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