miEventto es el CRM para organizadores de eventos que reúne en una sola plataforma lo que hoy vive disperso entre WhatsApp, hojas de cálculo, PDFs sueltos y la memoria del equipo: prospectos, cotizaciones, contratos, proveedores, staff, inventario, cobranza y facturación. Si organizas bodas, eventos corporativos, banquetes, graduaciones o festivales, esta guía explica exactamente cómo funciona y qué cambia en tu operación desde la primera semana.
Qué es miEventto
miEventto es un software de gestión de eventos con CRM integrado, pensado para agencias, wedding planners, salones, empresas de catering y productoras del mercado hispano. A diferencia de un CRM genérico —diseñado para vender software o seguros— miEventto entiende el lenguaje real del negocio de eventos: fecha del evento, número de invitados, montaje, menú, paquete, anticipo, liquidación, orden de compra a proveedor y factura.
Cada cuenta funciona como un espacio de trabajo multiusuario con roles (admin, gerente, equipo y auditor), de modo que cada colaborador ve exactamente lo que le corresponde y la dirección ve todo el negocio en tiempo real.
El problema que resuelve un CRM para organizadores de eventos
La mayoría de las agencias no pierde eventos por precio: los pierde por seguimiento. Estos son los síntomas que más repiten nuestros clientes antes de migrar:
- El 70% de los leads llega por WhatsApp e Instagram y nadie sabe quién los está atendiendo.
- Las cotizaciones se hacen desde cero cada vez, con precios distintos para servicios idénticos.
- Nadie recuerda cuánto se cotizó al mismo cliente hace seis meses.
- El anticipo se cobra, pero la liquidación se olvida hasta que el evento ya pasó.
- Los proveedores se contratan por chat y se sobreagendan el mismo fin de semana.
- La dirección no puede responder una pregunta simple: ¿cuánto vendimos este mes y quién vendió?
Un CRM especializado corta ese desorden en la raíz porque cada conversación, cotización, pago y documento queda anclado al cliente y al evento correcto.
Módulos principales de miEventto
1. CRM de clientes con ficha 360°
Cada cliente tiene una ficha estilo HubSpot: datos fiscales, logo de la empresa detectado automáticamente, responsable asignado, indicadores de valor histórico, gráficas de facturación y un timeline unificado con correos enviados desde la plataforma, notas, llamadas, cotizaciones, eventos y pagos. Los clientes sin vendedor pueden autoasignarse al equipo que está trabajando cotizaciones, con notificación automática al responsable.
2. Cotizaciones y pipeline de ventas
Arma cotizaciones con tu propio membrete, partidas por concepto, cantidades, días, precio unitario, descuentos e impuestos. Cada cotización tiene un enlace público para el cliente, se puede clonar íntegra para eventos recurrentes y avanza por un pipeline visual (borrador, enviada, negociación, aprobada, perdida) con seguimiento automático a los 3, 7 y 14 días.
3. Conversión a evento y operación
Cuando el cliente aprueba, la cotización se convierte en evento con un clic: se crea la venta, el calendario de pagos, las tareas del equipo y las órdenes de compra a proveedores. Dentro del evento gestionas staff (nombre completo, identificación, seguridad social, horario y notas, con hoja imprimible membretada), layout del montaje, invitados con check-in por QR, gastos, recibos y rentabilidad por evento.
4. Proveedores, inventario y flota
Directorio de proveedores con historial, altas de proveedor asistidas por IA, inventario con calendario de disponibilidad (para que un mismo mobiliario no se comprometa dos veces) y control de flota vehicular con fotografías.
5. Cobranza y facturación
Calendario de pagos automático por evento (por ejemplo, 50% a la firma y 50% el viernes siguiente al evento), recordatorios de saldo, corridas de cobranza y emisión de factura electrónica CFDI 4.0 desde la cotización aprobada.
6. WhatsApp como CRM
Conecta tu número de WhatsApp Business a través de Meta Cloud API y responde desde un panel tipo WhatsApp Web dentro de la plataforma, con autoasignación de leads por turnos entre el equipo, notas internas y vinculación de cada conversación a la ficha del cliente.
7. Inteligencia artificial con tus propias claves
Analizador de cotizaciones, búsqueda de proveedores y venues, y generación de presentaciones comerciales con texto e imágenes. La IA funciona con las credenciales de tu propia cuenta (Claude y Gemini), de modo que el consumo es tuyo, transparente y sin sorpresas.
8. Análisis y reportes
Reporte de ventas por mes, por cliente y por responsable, con gráficas, comparativo histórico y exportación a PDF con las mismas visualizaciones que ves en pantalla. La dirección responde en segundos: cuánto se vendió, quién vendió, qué margen dejó cada evento y qué está por cobrarse.
Cómo se ve un mes de trabajo con miEventto
- Día 1: el lead entra por WhatsApp o Meta Ads y se asigna automáticamente a un ejecutivo.
- Día 2: se levanta el brief y la IA propone una cotización basada en eventos similares del año pasado.
- Día 3: el cliente recibe la cotización con presentación visual y enlace para aprobar.
- Día 6: seguimiento automático; el ejecutivo negocia y ajusta partidas sin rehacer nada.
- Día 8: aprobación, contrato firmado y anticipo cobrado por enlace de pago.
- Día 9: se crea el evento, las órdenes de compra y las tareas del equipo.
- Semana previa: recordatorios automáticos, staff dado de alta y layout confirmado.
- Día del evento: check-in con QR, control de gastos en sitio.
- Cierre: liquidación cobrada, factura emitida, encuesta enviada y rentabilidad calculada.
Resultados típicos en los primeros 60 días
- +35% a +42% en tasa de cierre de cotizaciones gracias al seguimiento automático.
- -60% de tiempo en tareas administrativas repetitivas.
- 0 saldos olvidados con el calendario de cobranza y sus recordatorios.
- 0 proveedores sobreagendados con inventario y disponibilidad por fecha.
¿Para quién es miEventto?
Wedding planners que coordinan más de dos bodas al mes; agencias de eventos corporativos con varios ejecutivos de cuenta; salones y banquetes que necesitan controlar menú, montaje y personal; empresas de catering con costeo por platillo; productoras de conciertos y festivales; y organizadores de graduaciones y XV años con alto volumen y ticket medio.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia miEventto de un CRM tradicional?
Un CRM tradicional termina donde empieza el evento. miEventto cubre el ciclo completo: prospecto, cotización, contrato, producción, staff, invitados, cobranza y factura, todo con la fecha del evento como eje.
¿Puedo migrar mis clientes actuales?
Sí. Puedes importar clientes, cotizaciones e inventario desde hoja de cálculo, y sincronizar tus contactos de Google.
¿Funciona desde el celular el día del evento?
Sí. La plataforma es responsiva y las vistas críticas —check-in, gastos, tareas y cobranza— están optimizadas para móvil.
¿Cuánto cuesta?
Hay planes Starter, Pro y Business, con facturación mensual o anual y 30 días de prueba gratis. Las funciones de IA están incluidas en el plan Business.
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